Slik lager du et vellykket program for vernerunder til internkontrollen

Programmer for vernerunder er ikke bare en proaktiv ledende indikator, men de bidrar også til å skape en god HMS-kultur. De er en viktig del av HMS, blant annet innen gummi- og plastindustrien. 

Vernerunder på arbeidsplassen kan være en planlagt eller spontan runde på arbeidsplassen eller utvalgte områder av bedriften. Inspeksjoner er nødvendige for å gjøre en kritisk undersøkelse av alle faktorer (utstyr, prosesser, materialer, bygninger, prosedyrer) som kan føre til sykdom eller personskader. Informasjonen vi får fra disse inspeksjonene brukes ofte til å identifisere hvilke handlinger som må utføres for å redusere mulige farer. En oversikt over planlagte vernerunder hos bedriften er en vesentlig del av internkontrollen og noe som er dagligdags i mange selskaper i dag. 

Vernerunder kan foretas av ulike ledelsesteam for å sjekke den generelle statusen til HMS-forskriftene på arbeidsplassen. Undersøkelse eller etterforskning av hendelser kan gjennomføres når det har skjedd en omfattende hendelse på arbeidsplassen og man skal finne årsaken til den. Sikkerhetsundersøkelser med bedriftens HMS-eksperter kan være rettet mot tekniske HMS-krav, eller være generelle undersøkelser for å avdekke behov for spesifikke inspeksjoner av farlige områder og aktiviteter i bedriften. 

Kravene til vernerunder varierer mellom de ulike bedriftene. Dette avhenger av bedriftens type og kompleksitet, arbeidernes eller de ansattes kompetansenivå, risikonivåer, hvor mange som er involvert, i tillegg til bedriftens generelle holdning til HMS. 

Programmene kan ha ulike former. De kan kategoriseres som gjennomgripende (dvs. en helhetlig tilnærming til vanlige sikkerhetsproblemer der hele driftssystemet må gjennomgås) eller ytre (dvs. et enkeltstående avvik som må håndteres individuelt). 

Denne artikkelen tar for seg noen viktig spørsmål i forbindelse med vernerunder, og ser nærmere på ulike problemer som bedriftsledere og HMS-personell kan oppleve når de skal iverksette, lede og oppnå best mulige resultater fra vernerunden på arbeidsplassen. 

Hvorfor er det så viktig for bedriften å foreta vernerunder? 

Bedrifter har rett og slett ikke råd til ulykker, så hensikten med disse inspeksjonene er å redusere eller til og med fjerne risikoer for de ansatte, kunder og folk flest. Slike risikoer kan skyldes dårlig hygiene, farlig praksis, risikofylt atferd eller ganske enkelt mangelfulle retningslinjer og prosedyrer for sikker drift.  

Konsekvent bruk er viktig her. De beste bedriftene er opptatt av HMS. Det skjer ved at bedriftslederne setter relevante KPI-er, såkalte viktige nøkkeltall, for å sikre at programmene gjennomføres til faste tider og er en del av bedriftens krav. 

Hvorfor foretas det vernerunder? 

Det kan være mange grunner til å foreta vernerunder. Disse kan utføres av: 

• Myndigheter ved overvåking av samsvar med nasjonale forskrifter.  
• Eksterne revisjonsteam når en bedrift skal sertifiseres til en viss standard.
• Internkontroll under en intern revisjon eller et jevnlig inspeksjonsprogram. 

De fleste vernerunder vil vanligvis høre innunder én av disse tre kategoriene. Inspeksjonens omfang og revisjonsteamets ferdigheter vil variere avhengig av typen inspeksjon.  

Begge de eksterne revisjonene, i tillegg til revisjoner foretatt av myndighetene, har vanligvis en mer gjennomgripende tilnærming ved at de ser på bedriftens overordnede internkontroll. I slike tilfeller er også inspeksjonsteam ofte mer spesialiserte, både når det gjelder teknisk HMS-kompetanse og deres ekspertise innen fagfeltet de vurderer. 

Hvordan forberedes en vernerunde? 

Det er viktig å sikre at alt dekkes av inspeksjonen, og derfor bør inspeksjonsteamet lage en kortfattet sjekkliste over alle mulige farer. Denne listen vil nok se forskjellig ut på ulike arbeidsplasser. En sjekkliste for et kjemikalieanlegg vil neppe inneholde de samme farene som en sjekkliste som skal brukes til å vurdere risikoene på et kontor. Derfor er det helt avgjørende at det kan gjøres endringer eller legges til kommentarer i inspeksjonsprogrammer eller dokumenter som brukes i bedriften. 

Slike sjekklister skal aldri anses som ferdige, permanente lister. De skal gjennomgås og tilføyes eller bearbeides ved behov. Det kan være når det er innført nye maskiner eller prosesser, ved endringer, eller etter en ulykke der tidligere ukjente farer er avdekket. 

Det skal tas hensyn til internasjonale, nasjonale og regionale HMS-standarder når det forberedes til en HMS-revisjon. Slike standarder kan omhandle ulike risikoområder for bedriften, slik som arbeid i høyden, på trange steder, elektrisk arbeid, retningslinjer for arbeid med farlige kjemikalier, risikoer ved bruk av maskiner, i tillegg til ulike fysiske, psykologiske og ergonomiske helsefarer. Der det brukes visse typer maskiner eller utstyr, kan det være behov for å se gjennom deler av produsentens dokumentasjon om praksis for sikkert arbeid.  

Det må også vurderes i hvor stor grad de ansatte skal være involvert i inspeksjonene. I mars 2018 ble den internasjonale standarden for internkontroll (NS-ISO 45001) utgitt. Et av de viktigste fokusområdene i den nye standarden er at de ansatte skal være med på å ta HMS-avgjørelser. Derfor har mange bedrifter nå begynt å samle ansatte og leverandører fra ulike fagfelt i forskjellige HMS-utvalg og inspeksjonsprogrammer. 

Hvordan foretas vernerunde? 

Enten vernerunden foretas av et internt eller eksternt team, er vanligvis fremgangsmåten den samme: Det skal planlegges en inspeksjon, det skal utvikles en sjekkliste over områdene som skal besøkes, det skal velges type kompetanse og ekspertise i inspeksjonsteamet, det skal foretas runder og til slutt skal det holdes et avsluttende møte for å iverksette tiltak og tilordne ansvar. 

Hensikten med revisjonen er å bidra til at bedriftens HMS-prosedyrer blir stadig bedre. Revisjonen bør som et minimum vurdere følgende: 

• Risikoene og nivået på disse risikoene i området som inspiseres. 
• Hvor effektive dagens HMS-prosedyrer og kontroller er 
• Se gjennom samsvar med forskrifter 
• Mulige forbedringsområder innen HMS-praksis 
• Ledige ressurser som kan håndtere HMS-krav 

Hvordan kan teknologi gi bedre vernerunder? 

Bruk av HMS-programvare er blitt stadig mer vanlig de siste årene. Mange selskaper som benytter slike programmer, har faktisk fått mer engasjement og effektive inspeksjoner. 

Ved å fjerne mye av det administrative ved innhenting av opplysninger til inspeksjoner, er det ikke lenger nødvendig å utføre mange av de daglige oppgavene HMS-ansvarlige tidligere måtte gjøre. Nå er det blitt mye enklere og raskere å foreta både dataanalyser og rapportering.  

Tidligere tungvinte HMS-metoder som omfattet granskning av ulykker og årsaksanalyse, atferdsbaserte sikkerhetsobservasjoner samt rapportering av nesten-ulykker og avvik, kan nå gjøres mye raskere, noe som sikrer bedre datainnhenting og analyser generelt. 

Hva skjer etter en vernerunde? 

Mot slutten av hver inspeksjon er det viktig at innhentet informasjon gjennomgås grundig, og at det iverksettes korrigerende tiltak der det identifiseres betydelig risiko. Dette er ikke alltid like enkelt, og mange av observasjonene og funnene må kanskje vurderes av eksperter på området for å finne ut hva som bør gjøres.  

Resultatene av vernerundene er indikatorer på hvor gode eller dårlige retningslinjene for håndtering og praksis er, og bør undersøkes for å se hva som kan endres. Selv om alle identifiserte farer til syvende og sist skal fjernes eller minimeres, er det viktig at ansvarlig avdelingsleder blir informert om risikoer som utgjør en umiddelbar fare, slik at korrigerende tiltak kan iverksettes raskest mulig.  

Noen ganger kan funnene brukes til å identifisere trender og bidra til å overvåke effekten av bedriftens internkontroll. Mange bedrifter som kanskje har et atferdsbasert internkontroll system, kan benytte anledningen til å foreta atferdsobservasjoner eller identifisere nesten-ulykker under runden. 

Under de avsluttende samtalene etter inspeksjonen kan en gjennomgang fremheve behovet for opplæring, forståelse av hvorfor enkelte områder utgjør en større risiko for hendelser, fastsette prioriteringer for korrigerende tiltak og identifisere områder der det kan være behov for ressurser eller mer omfattende analyser. Det er viktig å prioritere risikokontrollene ved hjelp av kontrollhierarkiet når det skal vurderes handlingsplaner. Teamet skal diskutere og bli enige om handlingsplanen før det bestemmes å innføre korrigerende tiltak. 

Noen ganger er det ikke mulig å gjøre noe umiddelbart. Da er det viktig å sette av nok tid til å fullføre handlingen og oppgi årsaker til at det kan ta lengre tid. 

Til slutt … 

Ved å utarbeide, forplikte seg til og aktivt delta i proaktive og effektive inspeksjonsprogrammer, kan bedrifter i fellesskap vurdere og få bedre kontroll på risikoene på arbeidsplassen. 

Det er helt avgjørende at bedriftsledere tar initiativ til slike programmer og sørger for at de får det viktige fokuset de trenger. Teamledere må få frem påbudet, motivere til deltakelse og bidra til å tilpasse inspeksjonene etter bedriftens overordnede mål og visjoner.